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La Ville d’Enghien recrute pour le service Population – Étrangers – Etat-civil

Employé(e) d’administration - Référent(e) juridique pour le service Population – Étrangers – Etat-civil

Informations générales

Nombre de poste = 1

Catégorie de métier = Employé d’administration

Secteur d’activité = Administration Communale

Lieu de travail = Centre Administratif

 

Votre fonction : Gestion des diverses demandes et des différents dossiers au service Population/Etrangers/ Etat-Civil.

L'employé(e) d'administration est le référent juridique pour toutes les matières traitées par le service Population / Etrangers / Etat civil. Il/elle apporte son analyse et ses compétences en la matière et gère les dossiers simples et complexes relatifs aux matières concernées. Il/elle investigue au sujet des demandes pour fournir les informations utiles et contrôle les conditions à respecter pour délivrer les documents officiels. Le travail se passe principalement au contact du citoyen.

Il/elle veille à gérer son énergie dans les échanges en se montrant courtois(e) et ferme si nécessaire.

Au sein du service, vous accueillez et renseignez les usagers, assurez le suivi administratif des dossiers divers, vous vous occupez aussi de la délivrance des titres d’identité et documents divers. Vous êtes en charge de la constitution des dossiers étrangers et du suivi administratif, vous avez un rôle d’intermédiaire entre les instances supérieures (SPF, Office des étrangers, …) et le citoyen dans le respect de la législation y afférente.

Profil du candidat/de la candidate

Les compétences

Capacité à maîtriser les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

La civilité

Capacité à traiter les bénéficiaires et les membres de l'administration avec considération et empathie.

La collaboration

Capacité à collaborer avec ses collègues et à contribuer au maintien d'un environnement agréable.

La communication

Capacité à communiquer avec ses collègues et sa hiérarchie.

La déontologie (intégrité et professionnalisme

Capacité à faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté dans l’exercice de sa fonction.
Agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers

La qualité du travail accompli

Qualité et degré d'achèvement du travail, degré de précision et de rigueur

L'efficacité

Capacité à effectuer l'ensemble des tâches dans les délais imposés.

L'initiative

Capacité à agir, dans les limites de ses prérogatives, à l'amélioration de l'accomplissement de sa fonction, à faire face à une situation imprévue.

L'investissement professionnel

Capacité à s'investir dans sa fonction, à maintenir son niveau de performance et de motivation, à mettre à niveau ses compétences.

 

 

COMPÉTENCES LIÉES À LA FONCTION

Activités prioritaires demandées par la fonction (liste non exhaustive) :

  • Conseiller dans les procédures relatives aux dossiers traités par les membres du service ;
  • Amener des solutions aux diverses demandes des citoyens ;
  • Attirer l'attention de l'usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre ;
  • S'assurer de de la conformité des documents fournis à, et par l'usager ;
  • S'assurer de du respect des procédures conformément à la réglementation en vigueur ;
  • Vérifier les conditions du public dans ses différentes démarches administratives relatives au service état civil (démarches diverses, reconnaissance d’enfant, mariage, demande de séjour) ;
  • Assurer le suivi des actes d’état-civil ;
  • Assurer le suivi des demandes de documents, des informations ;
  • Classer les documents, pièces du dossier de l'usager ;
  • Compléter les données dans les documents types et/ou dans les bases de données ;
  • Encoder les données dans le registre national ou dans la Banque des Actes d’Etat-Civil (BAEC) ;
  • Envoyer des accusés de réception des documents officiels ;
  • Collaborer à l'organisation des élections ;
  • Organiser les demandes de recherches généalogiques ;
  • Traiter les réponses relatives aux plaintes des personnes concernées par les dossiers et qui se présentent au guichet ;
  • Canaliser son énergie face aux citoyens difficiles ou agressifs ;
  • S'adapter à la situation, à l'urgence ou l'importance de la demande ;
  • S'adapter au profil de la personne, à la diversité des demandes du public ;
  • Se montrer assertif en affirmant sa position de façon neutre ;
  • Chercher des informations en consultant des catalogues, des répertoires, des listings, des annuaires, des fichiers ;
  • Assurer, en toute circonstance, l’image de la Ville dans les divers évènements (élections, mariage, festivités diverses, …) ;

COMPÉTENCES LIÉES A LA PERSONNE

Afin d’être en mesure de réaliser les différentes missions, il est attendu de la personne qu’elle dispose des :

Qualifications suivantes :

  • Diplôme de l’enseignement supérieur de type court, graduat ou baccalauréat, en droit ou en sciences administratives et gestion publique

OU

  • Expérience similaire de minimum 3 ans dans un service Population.

 

Connaissances techniques suivantes :

  • Néerlandais (oral, écrit bon niveau). L’anglais ou une autre langue est un atout.
  •  Connaissances basiques en traitement de texte (MS Office).
  •  Maîtrise de l’outil « Saphir » est un atout.
  •  Maîtrise des procédures relatives à la fonction.
  •  Capacités rédactionnelles (bonne connaissance en orthographe).
  •  Législation et réglementation : participations aux réunions/formation.
  •  Connaissance de base de la réglementation en matière de permis de conduire et du casier judiciaire….
  •  Participations aux réunions organisées dans le cadre du service.
  •  Consultation de la documentation.

Compétences comportementales suivantes :

  • Polyvalence.
  • Capacité d’intégration et esprit d’équipe.
  • Capacité d’accueil (politesse, sang-froid en cas de soucis, dialogue, patience, savoir écouter…).
  • Organisation.
  • Capacité d’évolution (lois, procédures changeantes).
  • Ponctualité.
  • Esprit dynamique.

 

 

 

Votre contrat :

  • Régime de travail : temps plein
  • Horaire : 38 heures/semaine sur 5 jours (+ permanence certains samedi matin)
  • Type : CDI
  • Entrée en service : immédiate
  • Rémunération conforme aux barèmes en vigueur à l’administration communale
  • Régime APE : être dans les conditions APE
  • Octroi de chèques-repas
  • Possibilité d’intervention à 100% sur les frais de transport domicile-travail en cas d’usage des transports en commun.
  • Possibilité d’intervention pour les parcours en bicyclette du domicile au travail.

Dossier de candidature :

Le dossier de candidature devra être constitué :

  • D’une lettre de motivation;
  • D’un curriculum vitae ;
  • Un extrait de casier judiciaire récent (moins de 3 mois) ;
  • Une copie du(es) diplôme(s) et/ou attestations ;
  • Une copie du permis de conduire
  • Du passeport APE (obligatoire).

Pour toute information sur la fonction, prière de prendre contact avec Gérald MAES, Chef du service Population/Etat-Civil, soit par mail : Z2VyYWxkLm1hZXNAZW5naGllbi1lZGluZ2VuLmJl  ou par téléphone au 02/397.14.12.

Modalités de candidature :

Si cette offre vous intéresse, veuillez envoyer votre candidature, comprenant :

  • Votre curriculum vitae
  • Une lettre de motivation
  • Une copie de votre diplôme
  • Le passeport APE (à retirer au Forem)

Envoi par courrier adressé à Monsieur Olivier SAINT-AMAND, Bourgmestre, Centre administratif, Avenue Reine Astrid, 18/b à 7850 ENGHIEN pour le 6 juin 2019 au plus tard, le cachet de la poste faisant foi, ou par mail à l’adresse cmVzc291cmNlcy5odW1haW5lc0BlbmdoaWVuLWVkaW5nZW4uYmU=.

Les autres documents seront fournis au moment des épreuves de sélection.

Les modalités de l’examen seront communiquées aux candidats retenus.